टेलिकॉन्फरन्सद्वारे यशस्वी नियोजन

(पूर्वी इंग्रजीमध्ये लिहिलेल्या ब्लॉगचे मराठी रुपांतर)
दोन वर्षांपूर्वी आम्ही ह्यूस्टनला माझ्या मुलाकडे रहात असताना ऑफिस व्यवस्थापनाचा एक वेगळा अनुभव मला आला. प्रसंग - ह्युस्टन मधील टेक्सास इन्स्ट्रुमेंट्स व भारतातील विप्रोचे या प्रोजेक्टवर काम करणारे लोक यांची दर आठवड्याची टेलिकॉन्फरन्स. माझा मुलगा घरातूनच या कॉन्फरन्समध्ये सहभागी झाला होता. टेलिफोनला स्पीकर लावल्यामुळे मला सर्व संभाषण व्यवस्थित ऎकू येत होते.

प्रोजेक्ट टीमचे लीडर यांनी प्रथम टीममधील सर्व सदस्य उपस्थित आहेत का याची विचारणा केली. प्रत्येकाने फोनवरून तसे कळविले. जे सदस्य काही कारणाने उपस्थित राहू शकले नव्हते त्यांनी त्यांच्या कामाविषयी आवश्यक माहिती पुरविण्यासाठी आपल्यावतीने वेगळ्या व्यक्तीची नियुक्ती केली होती. सर्वांचे स्वागत केल्यानंतर टीमलीडरने चर्चेची रूपरेषा वाचून दाखविली. सर्वप्रथम मागील मीटींगमध्ये ठरविलेल्या कामांच्या प्रगतीची माहिती प्रत्येकाने द्यावी असे सांगितले. काम अपूर्ण राहिल्याचे वा कामात आलेल्या अडचणीविषयी कोणी सांगू लागले की टीमलीडर सांगे की आठवड्यात काय काम करू शकू याचा अंदाज तुम्हीच दिला होता. असा अंदाज व्यक्त करताना येणार्‍या अडचणींचा तुम्ही आधीच करायला हवा होता आता अशी सबब सांगता येणार नाही. क्लायंटने स्पेसिफिकेशन बदलले असे कारण सांगितले की टीमलीडर म्हणे की तुम्ही याची मला ज्यावेळी कामात असा बदल झाला त्याचवेळी तुम्ही मला याची कल्पना द्यायला हवी होती. क्लायंटला आपली स्पेसिफिकेशन केव्हाही बदलण्याचा पूर्ण अधिकार आहे. कारण त्याला बाहेरच्या परिस्थिती वा स्पर्धेमुळे असे करावे लागत असेल. आपले काम हे आहे की त्याला कालावधीचा सुधारित अंदाज देणे. पण ते काम माझे आहे कारण कामांचे फेरनियोजन केल्याशिवाय असा अंदाज देता येत नाही आणि त्यासाठी मला लगेच माहिती मिळायला हवी होती. म्हणजे मी नियोजित कामात आवश्यक ते बदल करुन रूपरेषा तयार केली असती. आजच्या मीटींगमध्ये असे सांगणे चुकीचे आहे. सर्वांची प्रगती ऎकून घेतल्यानंतर त्यानी पुढील आठवड्यात प्रत्येकाकडून काय कामाची अपेक्षा आहे याची माहिती दिली व ते काम केव्हा पूर्ण होईल असे विचारले. एखाद्याने ५ दिवस असे सांगितले तर ४ दिवसात का नाही असे विचारून अंदाज योग्य असल्याची खात्री करून घेतली व काम झाल्याबरोबर त्याची माहिती कळविण्यास सांगितले व आता कोणतीही सबब चालणार नाही असे बजावले.

क्लायंटबद्दल एकाने तक्रार केल्यावर त्याने सांगितले की क्लायंट नेहमी बरोबर असतो. त्याच्यामुळे आपण या व्यवसायात आहोत हे विसरुन चालणार नाही. क्लायंटच्या व्यवसायातील आपण एक महत्वाचा घटक आहोत. तीव्र स्पर्धेच्या युगात क्लायंटला यश मिळण्यासाठी आपणही कोणत्याही आवश्यक फेरबदलास तयार असले पाहिजे. तरच आपण आपला क्लायंट टिकवू शकू. असा समाधानी क्लायंट हाच आपला मार्केटींग प्रतिनिधी आहे. सर्वांचे आभार मानून व पुढील आठवड्यातील कामाबद्दल शुभे्च्छा देऊन त्याने मिटींग संपल्याचे जाहीर केले.

टीमलीडरने ज्या पद्धतीने ही मीटींग घेतली ते मला अजिबात आवडले नाही. सर्व मीटीग अत्यंत गंभीर वातावरणात झाली. प्रत्येकजण मीटींगसाठी भरपूर पूर्वतयारी करून आला होता व मीटींग झाल्यावर आता मोकळा झालो असे न वाटता वेळेत पूर्ण करावयाच्या नव्या कामांची जबाबदारी त्यांच्यावर पडली होती.

माझे मत मी माझ्या मुलाला बोलून दाखविले तर तो म्हणाला की प्रत्येकाला असेच त्यावेळी वाटते पण हेही कळते की एवढ्या गांभिर्याने मीटींग घेतल्याशिवाय कामात आवश्यक तो वेग राहात नाही. हा टीमलीडर मीटींगच्यावेळी कडक वागत असला तरी इतरवेळी अगदी मोकळेपणाने वागतो व सर्वांना मान देतो. शिवाय कंपनीमध्ये सर्वात यशस्वी टीमलीडर म्हणून त्याने नावलौकीक मिळविला आहे.

मला हा सर्व अनुभव नवीन होता. एका सॉफ्टवेअर कंपनीचा प्रमुख म्हणून गेली ७/८ वर्षे काम करूनही अशा प्रकारे मी कधी मिटींग घेतली नव्हती. आमच्या मीटींगसाठी कधी पूर्व तयारी केलेली नसायची. वेळच काय पण तारीखही पुढे मागे व्हायची. जेव्हढे लोक उपस्थित असतील त्यांच्याच कामाची चर्चा व्हायची. बहुतेकवेळा काय चालले आहे याची चौकशी करणे एवढाच या मीटीगचा उद्देश असायचा. मीटींग खेळीमेळीत, एकमेकांची विचारपूस करण्यात व चहापाण्यातच संपन्न व्हायची. क्लायंटने तगादा लावला तरच त्याच्या कामाविषयी चर्चा व्हायची. प्रत्येकाने किती तास व कोणत्या प्रोजेक्टवर काय काम केले याची नोंद नसल्याने प्रोजेक्टसाठी एकूण किती मॅनअवर्स खर्च झाले याचा अंदाज येत नसे. कामांच्या पुढील नियोजनाला वेळेचे बंधन ठेवायच्या ऎवजी फक्त अग्रक्रम ठरविला जायचा. साहजिकच सर्वत्र सौहार्दपूर्ण वातावरण राहिले तरी काम वेळेत पूर्ण करायची जबाबदारी कोणाच्याच अंगावर न टाकल्याने काम वेळेत हॊईल याची खात्री नसायची. थोडक्यात सांगायचे म्हणजे मी टीमलीडर नावालाच होतो.

साहजिकच माझ्या या दुर्लक्षामुळे कंपनीची प्रगती म्हणावी तशी होत नव्हती. टीममेंबर्सच्या कार्यक्षमतेबद्दल पूर्ण विश्वास दाखवून व त्यांच्यावर नियोजन करण्याचे काम सोपविले व त्यांच्या काही अडचणी दुर केल्या की आपले काम झाले या कल्पनेत मी होतो. कंपनीचे ध्येय फायदा मिळविणे हे असते व त्यासाठी सुयोग्य नियोजन, कामांची काटेकोर आखणी व कामाच्या प्रगतीवर पूर्ण वेळ नियंत्रण याची नितांत आवश्यकता असते हे मला उमजले. मी माझी कंपनी शिक्षण व संशोधन करणार्‍या संस्थेसारखी चालवत होतो. कंपनीची प्रगती योग्य रितीने व्हावयाची असेल तर माझी व माझ्या टीममेंबर्सची मानसिकता व वर्तणूक बदलणे आवश्यक होते.

हा बदल घडवून आणणे वाटते एवढे सोपे नाही हे आता माझ्या लक्षात आले आहे. दोन वर्षांनंतर मी जेव्हा माझ्या मुलीकडे अमेरिकेत दोन महिन्यांसाठी आलो त्यावेळी मला टेलिकॉन्फरन्सद्वारे ऑफिस कामाचे नियोजन करण्याची गरज भासू लागली त्यावेळी मला या टेलिकॉन्फरन्सची प्रकर्षाने आठवण झाली.

वेळेचे बंधन पाळणे, प्रोजेक्टच्या प्रगतीची दररोज लेखी नोंद करणे, दर आठवड्याला नव्या परिस्थितीनुसार कामांचे वाटप व फेरनियोजन करणे या गोष्टी अंगवळणी पडण्यासाठी मला माझ्या स्वतःसह सर्व टीमसाठी काही कठोर वाटणारे पण आवश्यक असणारे निर्णय घ्यावे लागतील व त्याची अंमलबजावणी तेवढ्याच काटेकोरपणॆ पार पाडावी लागेल. माझे टीम मेंबर्स त्याला पूर्णपणे साथ देतील अशी मला आशा आहे.